Særligt om genindstillinger

Projekter, der er oprettet og godkendt, inden vi overgik til DDV App (projekter oprettet før d.15. september 2022), ligger allerede i DDV App, men projektindstillingen er tom. Når du skal genindstille projektet første gang, skal du udfylde projektindstillingen.  

Projektdetaljer

Tekst fra den oprindelige projektindstilling skal skrives ind i felterne ’Formål’, ’Beskrivelse’ og ’Samfundsrelevans’.

Tilføj evt. yderligere tekst til hhv. ’Formål’, ’Projektbeskrivelse’ og ’Samfundsrelevans’. Vær opmærksom på, at projektindstillingen skal leve op til Danmarks Datavindues krav til projektindstillinger.

Kontrollér desuden, at slutdatoen stemmer overens med, hvor længe I forventer at have behov for adgang til data, og vælg hvem, der kan godkende projektindstillingen blandt institutionens underskrivere.

Projektadgange

Kontrollér om de rigtige autoriserede brugere har fået tildelt projektadgang. Tilføj eller fjern projektadgange, hvis det ønskes. Hvis ønskede brugere mangler adgang, kan administrator eller kontaktpersoner med beføjelser tilføje dem ved at klikke på ikonet ’Projektadgange’ øverst i flowet. Dette kan også gøres efter godkendelse af projektindstillingen.

Dataindhold

Under Dataindhold er størstedelen af grunddata fra den oprindelige projektindstilling allerede uploadet, men populationer er ikke beskrevet. Jeres oprindeligt indlæste dataindhold, ligger under ’POP A – migreret data’ og er låst for redigering. Du skal selv tjekke, at alt jeres grunddata er blevet indlæst i POP A og evt. tilføje det, der mangler.

Vær især opmærksom på, at forløbs- og hændelsesregistre også skal tilføjes. Disse kan kun vælges for det seneste år og kan have skiftet navn. Det nyeste forløbs- og hændelsesregister skal derfor vælges som dokumentation for projektet. Det gælder også, selvom projektet har ældre versioner af registret, og I ikke ønsker at købe adgang til den nyeste version.

For at opdatere dataindholdet i genindstillingen skal du:

1. Duplikere POP A til en POP B, så de er identiske.
   a) Kopier data fra ’POP A – migreret’ data til ’POP B Grunddata’. Du kan kopiere alt data fra POP A ved at trykke på de tre prikker til højre for overskriften og vælge ’Dupliker population’. Tilføj evt. data, der ligger i rawdata, men ikke er migreret over.
   b) POP B skal kunne læses som projektets originale/første population (hvis der er flere populationer).
2. I feltet for POP B skal du under ’Beskrivelse’ indsætte den oprindelige beskrivelse af populationen.
   a) Hvis populationen skal udvides og have samme registerudtræk som den oprindelige population, kan du skrive det under beskrivelsen af POP B.
   b) Hvis den udvidede population skal have et nyt eller ændret registerudtræk, kan den oprettes som en ny POP C med en separat databeskrivelse.
3. ’Øvrig data’ skal kun stå ét sted: Har du øvrig data, skal dette ikke tilføjes til POP A.
   a) Øvrig data beskrives samlet under POP B eller eventuelt under den population, det vedrører. Data må kun være beskrevet ét sted.
   b) Under eventuelle andre populationers øvrige data, skal du henvise til første populations øvrige data.
4. Ønsker du udelukkende at opdatere projektet med flere registerår: Tilføj de nye år/variable og send et bilag til din kontaktpersonen med angivelse af, hvilke nye variable/år du ønsker for hvert register.

Infrastruktur

Under infrastruktur kan du se, hvilken server projektet ligger på. Ved en genindstilling skal du ikke ændre noget.

Opsummering

Kontroller her indholdet i din genindstilling. Når du har færdiggjort dokumentationen af alle datakilder, skal du sende genindstillingen til administrator på din institution ved at klikke på ’Send til administrator’. Administrator vil gennemse genindstillingen, inden den sendes til Danmarks Datavindue.

Hvis du selv er administrator på din institution eller kontaktperson med særlige beføjelser, kan du sende genindstillingen direkte til Danmarks Datavindue. Klik på ’Indsend’.

Herefter gennemgår Danmarks Datavindue indstillingen og kommer med eventuelle kommentarer. Indsend gerne indstillingen, selvom I er i tvivl om nogle ting. Så kan vi efterfølgende se på det sammen.

Har du allerede en kontaktperson fra Danmarks Datavindue tilknyttet dit projekt, kan det anbefales, at du også sender vedkommende en mail med overblik over, hvad der skal opdateres.

Hvis du har et projekt, der er oprettet og godkendt i DDV App, ligger det allerede på platformen med en udfyldt projektindstilling. Når du skal genindstille projektet for at opdatere data, tager du udgangspunkt i den gamle projektindstilling. Den gamle projektindstilling bliver ved med at være synlig i DDV App, og systemet markerer selv eventuelle ændringer.

Når du skal oprette en genindstilling, skal du gå til ’Databestillinger’ for herefter at klikke på ’Genindstilling’. Her vil du se en liste med de projekter, du har adgang til. Vælg det projekt, du ønsker at genindstille. Du bliver nu automatisk guidet til et projektindstillings-flow, hvor du kan tilføje information til den eksisterende projektindstilling. Det er ikke muligt at redigere i tidligere godkendt indhold.

Projektdetaljer

Under den første fane ’Projektdetaljer’ vil du se den allerede eksisterende projektindstilling, som du kan tilføje tekst til. Tilføj evt. yderligere tekst til hhv. ’Formål’, ’Projektbeskrivelse’ og ’Samfundsrelevans’. Vær opmærksom på, at projektindstillingen skal leve op til Danmarks Datavindues krav til projektindstillinger.

Kontrollér desuden, at slutdatoen stemmer overens med, hvor længe I forventer at have behov for adgang til data, og vælg hvem der kan godkende projektindstillingen blandt institutionens underskrivere.

Projektadgange

Kontrollér, at de rigtige autoriserede brugere har fået tildelt projektadgang. Tilføj eller fjern projektadgange, hvis det ønskes. Hvis nogle ønskede brugere mangler adgang, kan kontaktpersoner med beføjelser eller administrator tilføje dem ved at klikke på ikonet ’Projektadgange’ øverst i flowet. Dette kan også gøres efter godkendelse af projektindstillingen.

Dataindhold

Under ’Dataindhold’ ligger jeres oprindeligt indlæste dataindhold.

1. Grunddata
   

   Du kan tilføje data til de populationer, der allerede er oprettet og godkendt på projektet. Tryk på ’Tilføj data’ under Dataindhold for at tilføje grunddata. Vælg herefter, om du ønsker ’Grunddata’ eller ’Øvrige data’, og vælg den population, som data skal tilknyttes. Herefter kan du fremsøge specifikke registre ved hjælp af søgeord eller emneinddelingen. Når du trykker på et register, kan du se registerdækningsperioden og de variable, registret indeholder.

   Hvis du trykker ’Tilføj’, bliver registret tilføjet varekurven, og du skal trykke på den for at vælge registerperiode og variable.

   Hvis du trykker ’Vælg variable’, kommer du direkte til siden, hvor du kan vælge periode og variable.

2. Øvrig data
   Hvis du ønsker at opdatere projektet med data, der ikke kommer fra Danmarks Datavindues grunddata, skal du også trykke på ’Tilføj data’ under ’Dataindhold’. Vælg herefter, om du ønsker ’Grunddata’ eller ’Øvrige data’ og den population, som data skal tilknyttes. Nu kommer du til en side, hvor du kan se, hvilke populationer du er ved at tilføje data til. Tryk ’Tilføj kilde’ og giv kilden en sigende titel og beskrivelse. Eksempelvis ’Cancerregisteret (Kilde: Sundhedsdatastyrelsen)’, ’Survey (Kilde: Danmarks Statistik)’ eller ’Laboratoriedatabasen (Kilde DKKP)’. Upload variabelliste og bilag til projektindstillingen.
3. Populationer
   Du kan også oprette en helt ny population: Tryk på ’Opret population’ umiddelbart under overskriften ’Dataindhold’. Den nye POP skal udfyldes med titel, beskrivelse og de grunddata, den skal trækkes på. Rediger populationstitel og -beskrivelse ved at klikke på den blå firkant med en pil i til højre for din populationstitel. Her skal du beskrive den ønskede population i lægmandstermer. Dannes populationen ud fra grunddata, skal du uploade et bilag med en beskrivelse af, hvilke registre, år og variable den skal trækkes på.
4. Generelle anbefalinger til dataindholdet
   

   Hvis dit projekt har flere populationer med samme dataindhold, kan disse beskrives under samme population. Angiv i så fald gerne tydeligt med deloverskrifter inde i fritekstfeltet, hvis der er flere delpopulationer. Disse kan også oprettes som separate populationer fx POP A og POP B. I så fald skal grunddata kun tilføjes til den første af de oprettede populationer fx POP A. For de øvrige populationer tilføjes en ’Øvrige data’-kilde, hvor der henvises til datagrundlaget på den første population fx ’se POP A for Grunddata og Øvrige datakilder’.

   Hvis dit projekt har flere populationer med forskelligt eller delvist forskelligt dataindhold, skal disse oprettes som separate populationer. Forskelligt dataindhold skal tilføjes og beskrives under den specifikke population, som data skal leveres til.

   Bemærk at godkendte populationsbeskrivelser ikke senere kan ændres. Det vil dog være muligt at tilføje datakilder og ændre i beskrivelsen af ’Øvrige data’-kilder i forbindelse med senere genindstillinger.

Infrastruktur

Under infrastruktur kan du se, hvilken server projektet ligger på. Ved en genindstilling skal du ikke ændre noget.

Opsummering

Kontroller her indholdet i din genindstilling. Når du har færdiggjort dokumentationen af alle datakilder, skal du sende genindstillingen til administrator på din institution ved at klikke på ’Send til administrator’. Administrator vil gennemse genindstillingen, inden den sendes til Danmarks Datavindue.

Hvis du selv er administrator på din institution eller kontaktperson med særlige beføjelser, kan du sende genindstillingen direkte til Danmarks Datavindue. Klik på ’Indsend’.

Har du allerede en projektansvarlig fra Danmarks Datavindue tilknyttet dit projekt, skal du også sende vedkommende en besked med et overblik over de registre og år, der skal opdateres.

Hvis dit projekt blev oprettet før lanceringen af DDV App, skal alle de data der ligger på projektet registreres. Da en af forudsætningerne for at godkende projektindstillingen er, at populationen er beskrevet og veldefineret, og det desværre ikke er muligt at redigere beskrivelsen af POP A, skal du oprette en ny population. Hvis projektet består af flere populationer, skal du oprette det tilsvarende antal.

• Opret en ny population: Klik på ’Opret population’ under ’Dataindhold’. Rediger populationstitlen og -beskrivelsen ved at klikke på den blå pil ved siden af populationen. Beskriv den ønskede population i lægmandstermer. Hvis populationen dannes ud fra data fra DDV App, skal du uploade et bilag med en beskrivelse af de registre, år og variable, der skal trækkes på, så det er muligt at programmere det. Hvis det er en ekstern population, skal du beskrive den og uploade et bilag med en beskrivelse af populationen.
• Tilføj data fra DDV App: Klik på ’Tilføj data’ og vælg enten ’Data fra DDV App’ eller ’Projektdatabase’. Vælg relevante populationer og søg efter specifikke registre. Tilføj registre til indkøbskurven for at vælge registerperiode og variable.
• Data fra Projektdatabase: Registrér allerede overførte data fra projektdatabasen under ’Data fra Projektdatabase’ ved at angive registernavn og år. Hvis data findes på projektdatabasen, bør du vælge at registrere det her.
• Øvrige data: Tilføj registre, der ikke længere er tilgængelige i Data fra DDV App under ’Øvrige data’. Dette inkluderer historiske data. Vælg ’Øvrige data’ under datakilder, angiv registrets navn og tidsperiode, og angiv at det er historiske data.
• Andre data: Tilføj allerede godkendt data fra kilder uden for DDV App under ’Øvrige data’. Beskriv alle øvrige data på projektet her, og upload variabelliste og dokumentation som bilag, hvis det kræves. Eksempler kan være cancerregisteret eller surveydata fra Danmarks Statistik.
• Kontrollér: Kontrollér nu, at al data der er leveret på projektet er dokumenteret. Hvis der mangler registre eller bilag, kan du stadig tilføje disse.

Nu er du parat til at tilføje ny data. Det gøres som allerede beskrevet. Tilkøb af data fra DDV App skal registreres som ’Data fra DDV App’ på projektet, overførsel fra projektdatabasen skal registreres under ’Data fra Projektdatabase’, og ekstern data tilføjes under ’Øvrige datakilder’. Du skal være opmærksom på, at du ikke kan vælge et register fra både DDV App og projektdatabasen. Hvis I ikke har alle variable på projektdatabasen, kan registret tilkøbes fra DDV App. Din kontaktperson i Danmarks Datavindue har brug for, at du sender et bilag med de registre, år og variable, du ønsker for genindstillingen.

Det er muligt at redigere direkte i data på de populationer, der allerede er oprettet og godkendt i underprojektet. Du kan tilføje tilkøbt data fra DDV App, registrere data fra DDV App trukket fra projektdatabasen samt registrere eksterne data. Derudover har du mulighed for at oprette nye populationer.

• Tilføj Data fra DDV App: Klik på ’Tilføj data’ under ’Dataindhold’. Vælg enten ’Data fra DDV App’ eller ’Data fra Projektdatabase’, og vælg de populationer, som data skal tilknyttes. Du kan søge efter specifikke registre ved hjælp af søgeord eller emneinddelingen. Når du vælger et register, kan du se dets dækningsperiode og de variable, det indeholder. Hvis du trykker på ’Tilføj’, tilføjes registret til indkøbskurven, hvor du kan vælge registerperiode og variable. Hvis du trykker på ’Vælg variable’, kommer du direkte til siden, hvor du kan vælge periode og variable.
• Data fra Projektdatabase: Data, der skal overføres fra projektdatabasen, skal registreres under ’Data fra Projektdatabase’ med registernavn og år. Du skal være opmærksom på, at du ikke kan vælge et register både fra DDV App og projektdatabasen. Hvis I ikke har alle variable på projektdatabasen, kan registret tilkøbes fra DDV App.
• Øvrige data: Du kan tilføje data, der ikke er fra DDV App under ’Øvrige data’-kilder. Dette kan være medlemsdata eller data fra SDS. For hver ’Øvrig data’-kilde skal du angive en titel og en beskrivelse af data. Beskrivelsen skal være sigende og kortfattet og kan inkludere periodeangivelse og variabelliste. Hvis du har en variabelliste, kan den også uploades til projektet.
• Opret en ny population: Klik på ’Opret population’ umiddelbart under overskriften ’Dataindhold’. Rediger populationstitlen og -beskrivelsen ved at klikke på den blå pil ved siden af populationen. Beskriv den ønskede population i lægmandstermer. Hvis populationen dannes ud fra data fra Danmarks Datavindue, skal du uploade et bilag med en beskrivelse af de registre, år og variable, der skal trækkes på, så det er muligt at programmere det. Hvis det er en ekstern population, skal du beskrive den og uploade et bilag med en beskrivelse af populationen.

Bemærk, at godkendte populationsbeskrivelser ikke kan ændres senere. Det vil dog stadig være muligt at tilføje datakilder og ændre i beskrivelsen af ’Øvrige data’-kilder i forbindelse med senere genindstillinger.

Infrastruktur

Under infrastruktur kan du se, hvilken server projektet ligger på. Ved en genindstilling skal du ikke ændre noget.

Opsummering

• Kontroller indholdet i din genindstilling.
• Når du har færdiggjort dokumentationen af alle datakilder, kan du indsende projektindstillingen til godkendelse.
• Hvis du ikke er administrator på din institution eller kontaktperson med særlige beføjelser, skal indstillingen først forbi institutionens administrator, som kan gennemse og skal indsende projektindstillingen til Danmarks Datavindue. Klik på ’Send til administrator’.
• Hvis du selv er administrator på din institution eller kontaktperson med særlige beføjelser, kan du sende indstillingen direkte til Danmarks Datavindue. Klik på ’Indsend’.

Har du allerede en kontaktperson fra DDV App tilknyttet dit projekt, kan det anbefales, at du adviserer vedkommende.